Handleiding
Algemeen
Waar mogelijk is er contextuele hulp, als u een vraagtekentje ziet kunt u er met uw muiswijzer overheen en ziet u uitleg over het betreffende onderdeel.
Sepatra kijkt bij elke IBAN of deze correct is en zal een waarschuwing tonen als deze niet klopt.
Rekeningnummers en rekeningnamen mogen maar éénmaal voorkomen, Sepatra laat zien als er een doublure is. Ook bij het importeren van adresbestanden wordt hier op gecheckt.
terug
Rekening
Voordat u Sepatra kunt gebruiken dient u uw rekening gegevens in te voeren. Dit kan via Rekening in het menu.
Let er op dat uw rekeningnaam en IBAN slechts éénmaal mogen voorkomen.
Bij het invullen van uw IBAN wordt voorzover mogelijk de BIC automatisch weergegeven.
Als u de rekening (ook) gebruikt voor het maken van incasso's heeft u een incassant ID nodig, deze hebt u van uw bank gekregen bij het opstellen van een incasso contract.
Als u de gegevens ingevuld heeft kunt u deze (en eventueel andere rekeningen) ten alle tijden wijzigen via dezelfde menu optie.
terug
Instellingen
Bij instellingen kunt u aangeven hoe Sepatra bestanden verwerkt. Als u bestanden wilt inlezen is het van belang dat u aangeeft hoeveel regels Sepatra moet overslaan (regels met veldnamen bijvoorbeeld). Ook is het van belang dat Sepatra weet hoe de veldvolgorde is van een bestand. Sepatra checkt zoveel mogelijk en zal melden wanneer iets niet lijkt te kloppen. Mocht u een CSV bestand willen importeren waar een datum in staat, bijvoorbeeld een adressenbestand voor incasso, dan is het belangrijk dat u aangeeft hoe de datum wordt weergegeven.
terug
Betalingsbestand importeren
Via Overschrijving/Importeer bestand kunt u een Excel, CSV, ODF of SEPA bestand inlezen. Let er op dat uw bij Instellingen de juiste veldvolgorde aangeeft (Voor een SEPA bestand is dit niet nodig). Als uw bestand is ingelezen en alle gegevens kloppen, drukt u op "verwerk". Daarna kunt u het Sepa bestand opslaan.
Als er bij het inlezen IBANS voorkomen die niet kloppen, kunt u het bestand niet verwerken tot een SEPA bestand.
Om uw bestand te vergelijken met de veldvolgorde kunt u gebruik maken van de optie Import bestand veldvolgorde.
terug
Incassobestand importeren
Via Incasso/Importeer bestand kunt u een Excel, CSV, ODF of SEPA bestand inlezen. Let er op dat uw bij Instellingen de juiste veldvolgorde aangeeft (Voor een SEPA bestand is dit niet nodig). Als u geen mandaat ID en mandaat datum meegeeft zal Sepatra deze zelf aanmaken. Als uw bestand is ingelezen en alle gegevens kloppen, drukt u op "verwerk". Daarna kunt u het Sepa bestand opslaan.
Om uw bestand te vergelijken met de veldvolgorde kunt u gebruik maken van de optie Import bestand veldvolgorde.
terug
Maak betalingsbatch aan
Als het adresboek gevuld is kunt u met Overschrijving->Maak betaling aan betalingsbatches aanmaken. U kunt makkelijk een adres vinden en deze toevoegen aan een batch. In een aangemaakte batch kunt u op een naam klikken om eventueel gegevens te wijzigen of een opdracht te verwijderen. Als u een wijziging maakt in het bedrag of de referentie kunt u kiezen om deze op te slaan in het adresboek. Als uw batch klaar is om aan te maken drukt u op "verwerk". Daarna kunt u het Sepa bestand opslaan.
terug
Maak incassobatch aan
Als het adresboek gevuld is kunt u met Incasso->Maak incasso aan incassobatches aanmaken. U kunt makkelijk een adres vinden en deze toevoegen aan een batch. In een aangemaakte batch kunt u op een naam klikken om eventueel gegevens te wijzigen of een opdracht te verwijderen. Als u een wijziging maakt in het bedrag of de referentie kunt u kiezen om deze op te slaan in het adresboek. Als uw batch klaar is om aan te maken drukt u op "verwerk". Daarna kunt u het Sepa bestand opslaan.
terug
Adresboek
Met het Adresboek kunt u crediteuren en debiteuren aanmaken. Als u een bedrag en/of referentie invult wordt deze opgeslagen bij het adres. Deze gegevens worden dan meegenomen als u een batch aanmaakt. Als u groepen aangemaakt heeft kunt u per adres aangeven tot welke groep deze behoort. Let er op dat bij een incassoadres een mandaat ID en datum hoort, vult u deze niet in dan maakt Sepatra deze zelf aan.
Let op: U kunt pas een adres aan een groep toevoegen als er eerst een groep is aangemaakt.
terug
Groepen
Met een groep kunt u snel terugkerende batches aanmaken. Nadat u een groep aangemaakt heeft kunt u in het adresboek een adres aan een groep toewijzen. Als er eenmaal adressen in een groep zitten kunt u via een paar klikken een batch aanmaken.
terug
Limieten
Met Limieten kunt u aangeven of er per batch of per betaling/incasso een maximaal bedrag is. Als deze is ingesteld krijgt u een waarschuwing te zien wanneer een bedrag overschreden wordt.
terug
Adres import
Via Instellingen->Import adressen kunt u adresbestanden inlezen. Zorg er voor dat u in Instellingen de juiste veldvolgorde aangeeft.
Om uw adressenbestand te vergelijken met de veldvolgorde kunt u gebruik maken van Import bestand veldvolgorde.
terug
Backup
Via Backup kunt u de in Sepatra ingevoerde gegevens opslaan in een backup bestand. Bij het aanmaken hiervan kunt u een wachtwoord ingeven om het bestand te beveiligen. Let op dat het wachtwoord niet wordt opgeslagen in Sepatra. Bij het verliezen van het wachtwoord is het backupbestand niet meer leesbaar. LET OP Als u uw rekeningnummer veranderd is de backup niet meer bruikbaar.
terug
Backup terugzetten
Via Backup terugzetten kunt u een aangemaakte backup inlezen om zo oude gegevens terug te zetten. Indien bij het aanmaken van de backup een wachtwoord is ingevuld, dient u dit hier in te vullen.
terug
CSV scheidingsteken
Bij het inlezen van een CSV file is het belangrijk om het juiste scheidingsteken aan te geven als dit anders dan een comma is. U kunt dat bij Instellingen/CSV scheidingsteken instellen.
terug
Kenmerk of beschrijving
Een kenmerk is een code die wordt gebruikt bij accceptgiro's en is meestal een 16-cijferige nummercode. Deze nummercode wordt binnen Sepatra getoetst aan een controlecijfer.
In een SEPA bestand wordt een correct betalingskenmerk anders opgeslagen dan een omschrijving. U bent vrij om een betalingskenmerk en/of omschrijving te gebruiken.
terug